Elektronische Einkaufsprozesse – Beschaffungsabläufe effizient und übersichtlich gestalten

Viele Unternehmen wollen heutzutage ihre Beschaffung effizienter gestalten. Die einzelnen Beschaffungsvorgänge wie Bedarfsermittlung, Produktrecherche und Lieferantensuche verursachen teilweise hohe Verwaltungskosten. Automatisierte Beschaffungsabläufe elektronischer Einkaufsprozesse ermöglichen es, Einkäufe schneller und kostengünstiger abzuwickeln. Wir – die Brewes GmbH – unterstützen unsere Kunden bei der Einbindung des Brewes Sortiments in elektronische Kataloge auf Kundenseite.

Denn die Vorteile der Nutzung elektronischer Einkaufsprozesse liegen auf der Hand:

1. Aktualisierungen des Sortiments erfolgen durch Brewes automatisch und im Hintergrund.

2. Informationen können allen relevanten Ansprechpartnern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt und Genehmigungsprozesse leichter umgesetzt werden.

3. Integrierte Suchfunktionen ermöglichen eine schnelle Recherche nach den gewünschten Produkten, d.h. die Handhabung ist einfacher und flexibler.

4. Anfragen können zeitnah durchgeführt und Bestellungen rund um die Uhr abgegeben werden.

5. Der komplette Bestellprozess erfolgt papierlos.

6. Die Prozesskosten verringern sich für Sie durch die standardisierte Abwicklung von Bestellungen.

Das Brewes Produktsortiment kann über verschiedene elektronische Einkaufsprozesse auf Kundenseite abgebildet werden. Hier ein kurzer Überblick:

1. Elektronischer Katalog: OCI-Anbindung (oder auch Punchout-Kataloge)

Open Catalog Interface (OCI) ist eine standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP-eProcurement-Systemen und beliebigen anderen Katalogen. Sie – der SAP-Anwender – greifen dabei auf unsere aktuellen Katalogdaten über das Internet direkt zu. Sie rufen in Ihrem SAP-Bestellsystem über einen speziellen Login den Brewes-Onlineshop auf und füllen Ihren Warenkorb. Bei Abschluss des Kaufes übermittelt unser Shop die elektronischen Bestelldaten entsprechend Ihren Wünschen direkt an Ihr SAP bzw. andere Warenwirtschaftssysteme (z.B. Microsoft Navision, SAGE). Damit haben Sie nun alle Bestelldaten in Ihrem Bestellsystem und können den Einkauf durchführen.

Bei dieser Form des elektronischen Katalogs sind Sie durch den direkten Zugriff auf unseren Shop jederzeit auf dem neuesten Stand bzgl. unseres Sortiments und unserer Konditionen. Zudem können kundenspezifische Preise und Sortimente hinterlegt werden. Auch die Einbindung von individuellen Produkten, d.h. speziell für Ihr Unternehmen gefertigten Produktlösungen, ist möglich. Sie wollen mehr über OCI-Schnittstellen erfahren – hier finden Sie weitere Infos.  

2. Elektronischer Katalog: BMEcat

BMEcat ermöglicht den standardisierten Austausch von Katalogdaten im Katalogmanagement sowie von Produktionsklassifikationssystemen, wie z.B. eCl@ss.

Vorteile sind die überschaubaren Kosten bei der Erstellung. Zudem ermöglicht Ihnen die Implementierung von Menüstrukturen und Bildern eine bessere Orientierung in unserem Sortiment. Auch bei dieser Form des Katalogs können kundenspezifische Produkte für den elektronischen Einkauf implementiert werden.

Von Nachteil ist die Tatsache, dass Änderungen oder Korrekturen im Sortiment immer die Übergabe eines komplett neuen Katalogs erforderlich machen.  

3. Einkaufsplattformen wie z.B. Simple System, Mercateo

Einkaufsplattformen eignen sich speziell für mittlere und größere Unternehmen. Sie als Kunde können neue Kataloge in Ihr Warenwirtschaftssystem einbinden und direkt über Einkaufsplattformen einkaufen.

Ihr Vorteil ist hier, dass Sie als bestehender Kunde von Einkaufsplattformen wie Simple Systems unseren Katalog bereits einsehen und sich über unsere aktuellen Produkte informieren können. Darüber hinaus können wir – speziell mit Ihnen vereinbarte Preisstaffelungen, Mengenrabatte sowie individuell gefertigte Kundenprodukte – in diesem System für Sie hinterlegen.

Bei Bedarf können wir Ihnen unser Sortiment auch über andere Einkaufsplattformen zur Verfügung stellen.

Ein genereller Nachteil der Nutzung dieser Systeme ist, dass Änderungen oder Erweiterungen des Sortiments immer die komplette Einspielung des Gesamtkatalogs erforderlich machen.

FAZIT: Viele Gründe sprechen für eine Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen – geringere Kosten, schnellere Abwicklung von Einkäufen, standardisierte Abläufe und die Umsetzung von Genehmigungs- und Berechtigungsprozessen.

Unsere Kundenberater unterstützen Sie gemeinsam mit unserer IT bei der Anbindung des Brewes Sortiments an Ihr Katalogsystem. Die Übertragung der Dokumente des Bestellsystems können wir bei Bedarf via EDI realisieren. Rufen Sie uns an.