Meetingwahn: Wie Sie Besprechungen effizienter gestalten

Viele kennen das Problem: man verbringt einen Großteil seiner Arbeitszeit in Meetings und hetzt von einer Besprechung zur nächsten. Am Ende eines Meetings ist man nicht immer zufrieden mit den erzielten Ergebnissen und denkt gleichzeitig an die Aufgaben, die noch zu erledigen sind.

Die Managementberatung Bain & Company hat in einer Studie das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht. Hauptergebnis ist, dass bei Führungskräften ein erheblicher Teil der jährlichen Arbeitsstunden auf die Teilnahme an Besprechungen entfällt. Insgesamt verbringen alle Mitarbeiter der untersuchten Unternehmen jährlich ca. 15% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Und dieser Wert steigt laut der Studie seit 2008 stetig an. Gleichzeitig werden nur in 60 % aller Meetings Ergebnisse erzielt, die die Unternehmen weiterbringen.

Wie kann man daher Meetings effizienter gestalten? Hier finden Sie einige Tipps:

• Laden Sie nur die wirklich relevanten Teilnehmer zu der jeweiligen Besprechung ein
• Legen Sie fest, welche Themen zu besprechen und welche Ziele zu erreichen sind
• Halten Sie die Meetings so kurz wie möglich
• Konzentrieren Sie sich während des Meetings komplett auf das zu besprechende Thema, erledigen Sie keine weiteren Aufgaben parallel
• Halten Sie Ergebnisse schriftlich fest
• Leiten sich weitere Aufgaben aus der Besprechung ab, ordnen diese einer konkreten Person zu

Um eine noch größere Effizienz der Besprechungen zu erreichen sowie Themenschwerpunkte und Ziele bildlich darzustellen, empfehlen wir den Einsatz von Whiteboards. Diese Magnettafeln können beschriftet werden, sind abwischbar und verfügen über magnethaftende Oberflächen. Auf diese Weise können Sie Projektschritte nachvollziehbar für alle Teilnehmer abbilden und wichtige Informationen und Ergebnisse festhalten.

Whiteboards in unterschiedlichen Designs finden Sie in unserem Brewes Online-Shop: