So kann die Inventur mit Software und Barcode vereinfacht werden

Branchenübergreifend stellt die jährliche Inventur einen Aufwand dar, der Ressourcen und Zeit bindet. Das HGB schreibt die Inventur für die allermeisten Unternehmen vor. Erheblich unkomplizierter wird die Inventur, wenn sie mit einer Software mit Barcode Scanner durchgeführt wird (der Inventur Software Barcode).

Darum ist eine Inventur Excel Vorlage nur begrenzt nützlich

Auch heutzutage führen viele Unternehmen ihre Inventur noch händisch und zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr durch. Mitarbeiter gehen mit Papierlisten durch die Lager, Büros und Werkstätten und gleichen den Ist- mit dem Soll-Zustand ab. Dabei kommen häufig ausgedruckte Tabellen zum Einsatz. Doch selbst, wenn die Inventurverantwortlichen mit mobilen Computern entlang der Waren- und Materialregale gehen, bleibt bei vielen Unternehmen die Frage, ob die Inventur mit Software, die einen Barcode Scanner nutzt, nicht einfacher wäre.

Tatsächlich ist in den letzten Jahrzehnten ein Trend zur Digitalisierung der Inventarverwaltung zu beobachten. Immer mehr Verantwortliche haben erkannt, dass die jährliche Inventur besser gelingt, wenn ganzjährig im Blick behalten wird, wo sich welche Inventargüter in welchem Zustand befinden. Um dies zu erreichen, greifen Excel Dateien allerdings zu kurz. Auch, wenn sie über eine Cloud mit verschiedenen Mitarbeiterinnen geteilt werden, sind einfache Tabellen häufig nicht aussagekräftig genug. Zudem können sie keine historischen Fakten zu Inventargütern abbilden.

Eine Inventursoftware, die im deutschsprachigen Raum in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen hat, ist das modular aufgebaute Programm Timly. In dieses können Excel Dateien, die weiterhin aktuelle Inventardaten beinhalten, hochgeladen werden - etwa um in der Übergangsphase zur Inventur Software mit Barcode Erfassung, noch auf alte Daten zugreifen zu können.
 

Kann eine gute Inventur Software kostenlos sein?

Bei der Inventur mittels Software und Barcode können Verantwortliche aus Management, Controlling, Buchhaltung, Facility Management oder IT jederzeit mit wenigen Klicks eine Übersicht über das bereits dokumentierte Inventar erhalten. Die von Mitarbeiterinnen erfassten Daten werden Berechtigten in Echtzeit angezeigt. Die Inventur mittels Software und Barcode entzerrt den Administrations- und Dokumentationsvorgang zeitlich, da sie fortlaufend erfolgt statt nur einmalig am Jahresende. Inventaretiketten mit Barcodes können bereits fertig gekauft werden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit des Selbstdruckens mit Hilfe von Industrie- oder Desktopdruckern.

Um Inventargüter ordnungsgemäß digital einzupflegen, hilft eine kostenfreie Inventursoftware häufig nur bedingt weiter. Gratis Lösungen bieten üblicherweise lediglich rudimentäre Funktionen und können nicht an die Bedarfe Ihres Unternehmens angepasst werden. Wenn Sie eine Inventur mittels Software und Barcode wünschen, sind ein guter Support und Hilfen bei Konfiguration und Mitarbeiterschulung wichtig. Das Team der kostenpflichtigen Inventursoftware Timly steht deshalb in ständigem Austausch mit seinen Kunden und entwickelt bei Bedarf neue Programmmodule.

So entstand beispielsweise eine neue Softwarefunktion durch den Austausch mit dem Timly-Kunden SodaStream aus Frankfurt. Dieses Unternehmen suchte nach einer einfachen Möglichkeit, um die Assets der Homeoffice-Mitarbeitenden zu inventarisieren. Passend zur Vor-Ort-Inventur mittels Software und Barcode können nun Remote-Arbeiter ihre Geräte per QR-Code mit dem eigenen Smartphone bzw. dem Diensthandy erfassen. Die entsprechende Führungskraft bzw. der Inventarverantwortliche im Unternehmen startet jeweils den sogenannten Inventurmodus in der Software, damit die betroffenen Angestellten eine Aufforderung zum Scannen des genutzten Inventars erhalten.

Eine solche schnelle Inventur direkt am Inventarstandort, also auch in der Werkstatt oder im Warenlager, ermöglicht das professionelle Management von Ressourcen, welches Ausfälle und Verluste langfristig verringert. Schließlich ist eine hochwertige Inventarisierungssoftware nicht auf Inventurfunktionen beschränkt. Sie bietet vielmehr Zuweisungs- und Dispositionsfunktionen für jeden Tag: Inventar kann einzelnen Mitarbeitern, Standorten oder Kunden per "Check-In" bzw. "Check-Out" zugeordnet werden. Die Software dokumentiert dies, wodurch auch rückblickend nachgesehen werden kann, wer wann wo welches Objekt nutzte.

Ein Inventurprogramm mit Scanner bietet viele Vorteile

Der naheliegendste Vorteil einer Inventur mittels Software und Barcode (oder auch QR-Code) ist, dass sie direkt im Lager stattfinden kann. Daneben ermöglicht ein solches cloudbasiertes Programm die unterjährige / permanente Inventur. Diese bietet zu nahezu jeder Zeit einen guten Überblick über vorhandene Geräte, Verbrauchsmaterialien oder Büromöbel. Auch deren Zustände sowie zugehörige Dokumente und Prüffristen können auf Wunsch in der Inventardatenbank angezeigt werden.

Das Erfassen von Waren mittels Barcode Scannern kennen Viele aus dem Bereich Versand und Logistik. Bei der Inventarisierung war das Einscannen von Strichcodes vor der weitflächigen Verbreitung von Smartphones eine effiziente Option. Mittlerweile ist es aber nicht mehr nötig, gesonderte MDE-Geräte für Barcodes anzuschaffen.

Für die Nutzung einer Inventarverwaltung Software wie Timly können einfach vorhandene Dienst-Tablets oder -Smartphones verwendet werden. Gerade für die Selbstinventur ist es wichtig, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice ihre verwendeten Assets per Smartphone und Tablet individuell einscannen und somit direkt erfassen können, ohne in die Firma fahren oder Barcode Scanner leihen zu müssen.

Die Erfahrungen diverser Firmen, die sich für eine Inventur mittels Software und Barcode entschieden haben, zeigen, dass sich der anfängliche Umstellungsaufwand und die Investition nach kurzer Zeit lohnen. Nachdem die entsprechenden Code-Etiketten angebracht und Mitarbeiter informiert wurden, läuft jede folgende Inventur durch Software und Barcode bzw. QR-Code zeit- und kostensparender als frühere Inventuren ab. Eine kostenfreie Demo der Timly Software ist über die Webseite (https://timly.com) verfügbar.

Bildrechte: Timly Software AG