Wie Sie mit Desk Sharing attraktive Arbeitsplätze gestalten

Die grundlegende Definition des Begriffs „Desk Sharing“ ist schnell erklärt: Mehrere Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Unternehmens teilen sich eine geringere Anzahl von Arbeitsplätzen. Es hat also nicht mehr jeder einzelne Mitarbeiter einen eigenen festen Schreibtisch. Das mag für Mitarbeiter, die an ihren persönlichen Arbeitsplatz gewöhnt sind, sehr ungewohnt oder sogar unangenehm klingen. Welche Vorteile es aber für Ihr ganzes Team bringen kann und wie es gelingt mit einfachen Mitteln dieses neue Büro-Konzept umzusetzen, zeigen wir in diesem Beitrag auf.

Grundsätzlich ist das Desk Sharing oder der „flexible Arbeitsplatz“ nur eine von vielen neuen Arbeitsweisen, die sich im Wandel unserer Arbeitswelt entwickelt hat. So hängt das Shared-Desk-Konzept eng damit zusammen, dass immer mehr Arbeitgeber ihren Angestellten attraktive Arbeitszeitmodelle anbieten. Stichwort: „Home Office“.

Vorteile

Wenn jeder Mitarbeiter Ihres Teams zwei Tage pro Woche die Option wählt von Zuhause aus zu arbeiten, werden die Büroräume nur noch zur Hälfte genutzt. Die übrige Zeit würden die Räume inklusive Einrichtung und Technik leer stehen. Von diesem Umstand können zum Beispiel schnell wachsende Unternehmen profitieren. Vor allem wenn sie nicht ausreichend Fläche zur Verfügung haben, um allen Angestellten dauerhaft einen einzelnen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Aber auch in großen Unternehmen wird aktuell von einer ungefähren Anwesenheitszeit in Büros von 70 % ausgegangen.

„Zwischen Kostenersparnis und besserem Teamgeist“

Ein weiterer Aspekt, der neben den Kosteneinsparungen oft übersehen wird, ist die Zusammenarbeit im Team. Wenn nicht mehr die gesamte Bürofläche für einzelne feste Arbeitsplätze benötigt wird, können Sie die freien Flächen besser für spontane Absprachen und Besprechungen nutzen. So können Sie die Teamarbeit stärken. Die Arbeitsfläche kann dafür in verschiedene Bereiche gegliedert werden.

Mögliche Arbeitsbereiche:

• Meetingraum: für vorab terminierte Besprechungen in größeren Gruppen, mit entsprechender technischer Ausstattung
• "Huddle Räume": kleine abgeschirmte Bereiche für 2 bis 4 Personen, für kurze Ad-hoc-Besprechungen oder spontane Brainstormings, ohne Reservierung vorab
• Schreibtischplätze: für konzentrierte Arbeiten einzelner Mitarbeiter

Vor allem bei kreativen Arbeiten, der Zusammenarbeit an Konzepten oder Projektarbeiten kann die Umgestaltung Ihrer Bürofläche zu einer engeren Zusammenarbeit im Team oder zwischen den Abteilungen beitragen. Das kann die Effektivität Ihrer Arbeit erhöhen und Synergien entstehen lassen. Auch beim Werben von neuen jungen Fachkräften kann ein modernes Arbeitsumfeld von Vorteil sein.

Nachteile

Einige Mitarbeiter fühlen sich eventuell gestresst durch die täglich neue Suche eines Büroplatzes. Außerdem wird das morgendliche Einrichten des Arbeitsplatzes sowie das Aufräumen am Ende des Tages etwas Zeit in Anspruch nehmen. Ob das die Produktivität Ihrer Mitarbeiter mindert, kann in einer Testphase ausprobiert werden. Der vermehrte Austausch der Arbeitskollegen könnte generell für mehr Unruhe im Büro sorgen.

Welche Dinge helfen bei der Umsetzung?

1. Zuerst die Meinung der Mitarbeiter einholen: dazu kann eine Mitarbeiterumfrage durchgeführt werden. Aber auch Mitarbeitergespräche können Klarheit bringen. Als Basis für eine genaue Berechnung der zukünftigen Schreibtischplätze kann eine Bedarfsanalyse von einem externen Planungsbüro eingeholt werden. Außerdem sollte eine Testphase vor der finalen Umstellung stattfinden. So können eventuell auch Vorbehalte einiger Mitarbeiter ausgeräumt werden.
   
   
2. Büroplätze richtig ausstatten: Alle Plätze sollten über identische Technik und Schreibtisch-Utensilien verfügen, damit sich die Mitarbeiter nicht ständig an andere Gegebenheiten gewöhnen müssen. Höhenverstellbare Schreibtische helfen dabei, dass jeder Mitarbeiter den Tisch in kurzer Zeit auf seine Größe und Bedürfnisse anpassen kann. Genügend Stauraum für persönliche Arbeitsmittel bieten Rollcontainer.
3. Buchungssystem verwenden: per Software können Mitarbeiter z. B. bis zu einer Woche im Voraus einen Büroplatz für eine bestimmte Zeit reservieren („Hot Desk“). So kann auch für den Rest des Teams einsehbar sein, wann welcher Kollege im Office ist, um z. B. ein bestimmtes Thema zu besprechen.
   
   
4. Richtlinien in der Betriebsordnung prüfen: Auf jeden Fall sollte das "Clean Desk"- oder auch "White Desk"-Prinzip als Richtlinie aufgenommen werden, falls es nicht bereits etabliert ist. Das Prinzip bedeutet den Arbeitsplatz zum Feierabend sauber zu hinterlassen. Und „sauber“ meint hier vor allem das Wegräumen sensibler Geschäftsinformationen, egal ob als Dokument oder als USB-Stick.

Fazit:  Wann macht Desk Sharing wirklich Sinn?

Nicht für jedes Unternehmen macht das Shared-Desk-Konzept Sinn. Zuerst sollten Sie daher genau die Arbeitsweise Ihrer Abteilungen und Teams betrachten. Sind viele Ihrer Mitarbeiter öfters außer Haus tätig? Was benötigen Ihre Angestellten, um effektiv zu arbeiten? Engere Absprachen im Team oder eine ruhige Umgebung zum konzentrierten Arbeiten?

Wenn Sie nach Klärung dieser Fragen darin einen Mehrwert für Ihre Firma sehen, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern über das neue Konzept sprechen und ggfs. den Betriebsrat informieren. Erst danach macht die Planung einer Testphase und die Umgestaltung Ihrer Büroflächen Sinn. Haben Sie Fragen zur Gestaltung Ihrer Büros oder benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl der für Sie richtigen Möbel, dann wenden Sie sich gern an unser Kundenberater-Team. Wir helfen Ihnen gern weiter.

_{Titelfoto: Rymden; Bild im Text: virtua73, https://stock.adobe.com/}