Organisiert und optimiert – Tipps zur Lagerhaltung
Jedes kleine, mittelständische oder große Unternehmen, ob es nun Güter herstellt oder nur verkauft, benötigt Platz, um die eingesetzten Werkstoffe und Waren zu lagern. Beim Warenlager handelt es sich zumeist, abhängig von der Unternehmensgröße und dessen Bedarf, um einen Raum oder ein ganzes Gebäude. Die Lagerhaltung sollte jedoch nicht „nebenbei“ organisiert werden. Grundsätzlich müssen die Gegenstände vor Umwelteinflüssen und dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden. Weiterhin dient das Lager als Umschlagplatz von Gütern. Oftmals findet eine sogenannte Kommissionierung, eine geänderte Mengenzusammensetzung, der Ware statt. Da die Lagerhaltung Betriebskosten verursacht, muss jedes Unternehmen genau planen, welche Lagerart, Lagertechnik, Lagerorganisation, Lagerstrategie am wirtschaftlichsten ist.
Lagerorganisation
Wie bereits erwähnt ist ein Lager nicht nur ein Abstellort für Ware. Es muss ein festes System erarbeitet und umgesetzt werden, um Arbeitsabläufe, die Lagerauslastung und -nutzung zu optimieren und die Kosten dabei möglichst zu minimieren. Alle Aufgaben und Arbeitsabläufe innerhalb eines Warenlagers müssen genau festgelegt und delegiert werden. Der erste Schritt ist die Ernennung von Lagerverantwortlichen sowie die Vergabe von entsprechenden Aufgaben. Es folgt die Einrichtung des Lagerraumes oder -gebäudes mit der benötigten Ausstattung an Regal- und Transportsystemen. Hierbei dürfen keinesfalls die sicherheitstechnischen Einrichtungen außer Acht gelassen werden. Weiterhin ist die Erarbeitung einer Lagerstrategie notwendig. Diese beinhaltet die Art der Warenzuführung und Entnahme und definiert die Transportwege im Lager.
Eine weitere wichtige Entscheidung bei der Lagerorganisation ist die zwischen einem chaotischem System oder einem Festplatzsystem. Beim chaotischen System werden neue Güter auf freie Plätze im Lager befördert, unabhängig von einer bestimmten Ordnung oder Kategorisierung. Diese Organisationsform wird durch eine Verwaltungssoftware überwacht und gesteuert. Bei dem chaotischen System wird die gesamte Lagerfläche ausgenutzt. Auch Pufferzonen für Zwischenlagerungen sind nicht notwendig, da neue Ware immer sofort einsortiert werden kann und nicht auf einen speziellen Platz warten muss. Ein Nachteil ist, dass die benötigte Ware nur mit Hilfe der Computersoftware gefunden werden kann. Sollte eine Gefahrstofflagerung stattfinden, müssen die Sicherheitsvorschriften und Zusammenlagerungsverbote eingehalten werden.
Die zweite Variante ist das Festplatzsystem. Hierbei bekommt jedes Produkt einen festen Platz zugeteilt. Dort verbleibt es bis zur Weiterverarbeitung oder Versendung. Bei dieser Organisationsform sind die Güter auch ohne eine Computersoftware auffindbar. Außerdem kann die Umschlaghäufigkeit der Artikel sehr gut beobachtet werden. Produkte die häufig zum Einsatz kommen, können entsprechend sortiert werden, so dass sie besser und schneller erreichbar sind. Beim Festplatzsystem ist allerdings die Einrichtung von Pufferzonen notwendig, da beispielsweise der reservierte Platz noch nicht verfügbar ist.
Lagerarten
Es gibt unterschiedliche Formen des Warenlagers. Je nach Unternehmensform und -bedarf entscheidet es sich, welche Form der Lagerhalterung genutzt wird:
- Produktionslager à Lager, welches in der Produktion oder für die Produktion arbeitet
- Versandlager à Lager, welches sich mit dem Versand von Waren beschäftigt
- Umschlaglager à Lager mit der Aufgabe der zentralen Sammlung und Weiterverteilung von Waren (Bsp. Paketumschlagplatz)
- Zentrallager à Lager von dem aus andere Läger des Betriebes oder andere Standorte des Unternehmens mit Waren versorgt werden (in manchen Fällen auch Logistikcenter genannt)
- Außenlager à Waren mit geringer Umschlaghäufigkeit oder bei Platzmangel werden in kurzfristig angemieteten Räumlichkeiten zwischengelagert, weil die Kapazität des eigenen Lagers nicht reicht
- Konsignationslager à Lager des Unternehmens bei einem Kunden vor Ort, Ware wird nach Bedarf entnommen, über Lieferant abgerechnet und nachgeliefert
- Logistikzentrum à Ein Logistikzentrum übernimmt alle anfallenden Arbeiten der Materialwirtschaft (Einlagerung, Kommissionierung, Versand, Pflege) für das eigene oder andere Unternehmen
Innerhalb dieser Lagerformen gibt es wiederrum verschiedene Möglichkeiten, die Ware zu organisieren und einzulagern. Welche Möglichkeit gewählt wird, hängt von der Haltbarkeit, Umschlaghäufigkeit sowie Menge und Form der Güter ab.
Detailinformationen dazu sowie zur statischen und dynamischen Entnahme, den verschiedenen Lagerstrategien und zur ABC-Klassifizierung erhalten Sie in unserem Magazinbeitrag "Lagerhaltung – Organisation, Optimierung und Kennzeichnung".
Lagerbuchhaltung und Kennzeichnung
In einem Lager ist nicht nur der Lagerplatz der Waren von Bedeutung sondern auch die Regelung des Wareneingangs und –ausgangs sowie die Erstellung von Prognosen über den zukünftigen Bedarf. Auftretende Änderungen müssen im Zusammenhang mit der aktuellen Auftragslage beobachtet und dokumentiert werden. Alle diese Aufgaben gehören zum Verantwortungsbereich der Lagerbuchführung.
Um Aussagen über die Bestandsentwicklung treffen zu können, werden jedem Artikel individuelle Lagerkennzahlen zugeordnet. Diese geben Auskunft über die Bestandszahlen, den Sicherheitsbestand, die Mindestmenge, den Bestellauslösebestand sowie den maximalen Bestand des Artikels. Es wird somit stets kontrolliert, dass nicht zu viele oder zu wenige Artikel auf Lager sind und immer eine Mindestanzahl vorhanden ist. Außerdem weist der Bestellauslösebestand auf den richtigen Zeitpunkt der Nachbestellung hin. Alle Informationen zu den Artikeln, wie die Artikelnummer, Kurzbezeichnung, Einkaufspreise, Lieferanten sowie der Lagerort, werden elektronisch festgehalten. Früher gab es sogenannte Lagerkarten und Lagerplatzkarten, welche in einer Kartei oder an der Lagerware selbst angebracht wurden. Heute findet die gesamte Dokumentation elektronisch und nicht direkt an der Lagerware statt.
Jeder gelagerte Artikel nimmt Platz ein und verursacht laufende Kosten. Bei der Lagerdauer gilt deswegen das Prinzip, je kürzer sich die Ware im Lager befindet, desto besser und wirtschaftlicher für das Unternehmen. Trotzdem ist es oft der Fall, dass bestimmte Lagerware eine lange Zeit nicht bewegt wird. Darunter befinden sich oftmals Artikel, die zwar mit keinem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen sind, jedoch eine endliche Lagerfähigkeit haben. Die Produkte müssen nicht zwangsläufig defekt oder nicht mehr nutzbar sein, haben aber eine eingeschränkte Funktionalität. Zum Beispiel können Folien schrumpfen, Farben eine geringere Deckkraft haben, Klebstoff kann seine Klebkraft verlieren oder Stifte austrocknen. Um die einwandfreie Qualität von Produkten zu gewährleisten und die Lagerfähigkeit sofort sichtbar zu machen, sollten die entsprechenden Artikel mit einer Prüfplakette versehen werden. Die Plakette „Lagerfähig bis“ markiert wie lange der fehler- und verschleißfreie Zustand eines Artikels gewährleistet ist. Durch das direkte Aufbringen auf die Lagerware muss nicht erst die Buchhaltung zu Rate gezogen werden. Die Prüfplakette „Lagerfähig bis“ kann je nach Bedarf für den gesamten Lagerbestand eingesetzt werden und auf diese Weise Lagerverluste und unnötige Mehrkosten vermeiden.
