Bessere Dokumentation durch Formulare und Protokolle

Dokumentation der Prüfung, Wartung und Instandhaltung in Industrie und Handwerk

Formulare, Protokolle und Berichtsvordrucke sind wichtige Organisationsmittel in Verwaltung und Gewerbe. Formulare und Vordrucke können helfen, innerbetriebliche Abläufe zu verbessern und die Dokumentation von wichtigen Daten zu vereinfachen.

Pflicht bzw. Empfehlung zur Dokumentation

Die Dokumentation von Prüfungen und Prüfergebnissen ist nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für Erst- und Wiederholungsprüfungen aller Arbeitsmittel und Anlagen erforderlich. Es ist somit nachdrücklich zu empfehlen, für jedes geprüfte Objekt eine Dokumentation anzufertigen. In welcher Form dies im Einzelfall erfolgt, welche Prüfergebnisse wie zu benennen sind, das ist bei der Auftragserteilung bzw. bei Arbeitsbeginn mit dem Auftraggeber bzw. verantwortlichen Leiter zu vereinbaren.

Für elektrische Arbeitsmittel, Erzeugnisse und Anlagen mit besonderer Bedeutung für die Sicherheit (Ersatzstromversorgungen, Feuermeldeanlagen) bzw. für Einsatzorte mit besonderer Gefährdung (Gebäude/Räume mit Menschenansammlungen) ist auch der Inhalt der Dokumentation (Prüfschritte, Messwerte) gesetzlich vorgegeben.

Sehr konkrete Festlegungen bestehen z.B. für elektrische Anlagen und Geräte in der Medizintechnik. Da in diesem Bereich besondere Gefährdungen auftreten, werden auch an die Sicherheitsmaßnahmen und an den Nachweis ihrer Wirksamkeit höhere Anforderungen gestellt. Die Betreiberverordnung für Medizinprodukte verlangt deshalb von den Betreibern medizinischer Einrichtungen das Notieren und Aufbewahren der Messdaten in einem dafür vorgesehenen Prüfbuch.

Zu beachten ist auch, dass die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ganz präzise Angaben zur Aufbewahrung der Dokumentation enthält. Die Aufzeichnungen sind demnach über einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren, mindestens jedoch bis zur nächsten Prüfung.

Bestandteile der Dokumentation

Eine Dokumentation sollte folgende Angaben enthalten:

1. Bestätigung der normgerechten Durchführung der Prüfung und des normgerechten Zustands der geprüften Anlage mittels Prüf- oder Abschlussprotokoll (nach DGUV Vorschrift 3)
2. Angabe der ermittelten Daten/Eigenschaften/Zustände der einzelnen Anlagenteile/Betriebsmittel als Prüf-/Messbericht bzw. Zustandsbericht
3. Information des Kunden über den Zustand des Prüfobjektes bzw. der Mängelbericht mit Vorschlägen zur Abstellung der vorgefundenen Mängel

Dokumentation mit Hilfe des PCs

Das Anfertigen der Dokumentation – zumindest des Messberichts – kann auch PC-gestützt erfolgen - mit einer entsprechenden Wartungssoftware.

Nachweis der Sicherheit

Zur Dokumentation gehört u.a. die eindeutige Kennzeichnung der geprüften Anlagenteile/Betriebsmittel. Ihre Zuordnung zum Prüfprotokoll und zu den Prüf- und Messergebnissen muss zweifelsfrei möglich sein.

Als erster beigefügter Nachweis ist, z.B. auf Baustellen, in der Regel die Prüfplakette auf dem Gerät ausreichend. Aus diesen Prüfplaketten ist ersichtlich, wann die Prüfung durchgeführt wurde, ob das Gerät in Ordnung ist und ggf. wann die nächste Prüfung durchgeführt werden sollte. 
Gesetzliche Prüfplaketten finden Sie in unserem Online-Shop.

Bedeutung der Dokumentation

Die Dokumentation nimmt in modernen Managementsystemen einen sehr wichtigen Platz ein. Sorgfältig ausgefüllte Berichte und Prüfprotolle sind Voraussetzung für die Bescheinigung von normgerecht durchgeführten Prüfungen. Die Berichte und Protokolle dienen dem Prüfer als Nachweis seiner Leistungen und sind für den Betreiber / Auftraggeber die Bestätigung, dass die gesetzlichen Prüfungen nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) durchgeführt wurden.

Prüfberichte und Protokolle können auch genutzt werden, um den Betreiber auf eine Mangel oder eine Einsatzbeschränkung hinzuweisen oder dass beim Betreiben Besonderheiten beachtet werden müssen.

Angegebene Termine für Wiederholungsprüfungen sind eine Empfehlung des verantwortlichen Prüfers. Durch die Unterschrift wird die Übernahme der geprüften Geräte oder Anlagen durch den Auftraggeber / Betreiber bestätigt.

Die Analyse der Dokumentation ermöglicht zusätzliche Aussagen:

• Welche Fehler traten am häufigsten auf und wie können sie in Zukunft vermieden werden?
• Genügen alle Geräte den Anforderungen ihrer Umgebung?
• Sind die Prüfintervalle ausreichend bzw. können sie verlängert werden?
• Wurden die defekten Geräte außer Betrieb gesetzt?
• Wann und von wem wurden die Geräte instandgesetzt?

Rechtliche Bedeutung der Messprotokolle

Die rechtliche Bedeutung von Mess- und Prüfprotokollen ist für den Betreiber einer elektrischen Anlage spätestens dann von Wichtigkeit, wenn es zu einem Unfall mit dem geprüften Gerät gekommen ist. Wird der Verantwortliche in einen Personen- oder Schadensprozess verwickelt, muss er nachweisen, dass er seinen Sorgfaltspflichten nachgekommen ist.

Sollte er dies z.B. anhand eines Prüfprotokolls nachweisen können, so ist eine strafrechtliche Verurteilung trotz des Unfalls so gut wie ausgeschlossen. Zur eigenen Absicherung ist es daher unerlässlich, dass die durchgeführten Wiederholungsprüfungen an den elektrischen Geräten und Anlagen mit den entsprechenden Messwerten in einem Prüfprotokoll festgehalten werden. Das Messprotokoll ist die Beweisurkunde.

Die Brewes GmbH bietet Ihnen im Onlineshop eine Auswahl an wichtigen Prüfprotokollen und Prüfnachweisen an. Besonders praktisch auf Baustellen oder unterwegs sind selbstdurchschreibende Formulare, Berichte und Protokolle. Kopien für die Abrechnung im Betrieb bzw. für den Kunden sind sofort miterstellt.

Die Formulare und Vordrucke sind vorgesehen für das handschriftliche Eintragen der Prüfabschnitte, Prüfergebnisse etc. Hinweise zur Dokumentation der Prüfungen sind in jedem Formular abgedruckt und helfen Ihnen bei der sachgerechten Anwendung der Formulare und Protokolle.